Glückwunsch! Du hast die richtige Entscheidung getroffen und dir virtuelle Unterstützung geholt. Du wirst schnell feststellen: die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz hilft dir in so vielen Belangen weiter. Nicht nur, dass sie dir die Aufgaben abnimmt, welche du ihr übertragen hast und du dir dadurch viel Zeit – und für gewöhnlich auch Nerven – sparen wirst.
Außerdem hast du einen Sparringspartner gefunden! Jemanden, der mit dir und einem Unternehmen wachsen wird, der mitdenkt, dir Inspirationen und Anstöße geben kann und neuen Input einbringt.
In diesem Beitrag findest du bereits Tipps für die Vorbereitung der Zusammenarbeit mit einem Experten, welcher für dich online und digital tätig wird.
Nun gebe ich dir ein paar Tricks mit auf den Weg, die die laufende Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz für beide Seiten einfacher gestaltet.
Wie erfolgt die Einarbeitung einer virtuellen Assistenz?
Eine virtuelle Assistenz arbeitet online, das bedeutet völlig digital. Wie bei jeder anderen Zusammenarbeit auch, bedarf es ein wenig Zeit für die Einarbeitung. Doch je länger man mit einer virtuellen Assistenz arbeitet, desto besser spielt man sich aufeinander ein. Die Abläuft werden unkomplizierter, natürlicher, geregelter und die Kommunikation selbstverständlicher. Man wird voneinander lernen und feststellen, was das jeweilige Gegenüber für ein glatt laufendes Miteinander benötigt. Hab deshalb am Anfang etwas Geduld.
Es ist wichtig, dass du als Auftraggeber genaue Aufgabenbeschreibungen vorbereitest. Die Aufgabe deiner virtuellen Assistenz ist dann, bei Unklarheiten genaue Fragen zu formulieren. Umso exakter du weißt, was du wann benötigst, umso effizienter kann dir deine virtuelle Assistenz helfen!
Falls vorhanden, übersende deiner virtuellen Assistenz ein kleines Handbuch mit allen wichtigen Informationen zu deinem Unternehmen. Grenze vorher genau ab, in welchem Rahmen sich deine Assistenz bewegen darf, z.B. wenn es um die Beantwortung von Kundenanfragen und der Vorbereitung von Angeboten geht.
Die Einarbeitung erfolgt am besten via Video-Call. Über Skype, Zoom oder auch Teamviewer kannst du deinen Bildschirm mit jedem beliebigen Computer teilen, so dass deine Assistenz alles sehen kann, was auf einem Bildschirm passiert. Das vereinfacht die Erklärungen immens.
Wie kommuniziert man am effizientesten mit einer virtuellen Assistenz?
Da die Kommunikation ebenfalls ausschließlich digital erfolgt, solltest du dich mit deiner virtuellen Assistenz auf maximal zwei Kommunikationskanäle beschränken. So verhinderst du, dass Informationen zu weit gestreut und ggfs. verloren gehen.
Stelle dir vor, du kommunizierst via E-Mail, Skpe, telefonisch und WhatsApp. Dann suchst du kurzfristig diese eine Deadline für diese eine Aufgabe… aber über welchen Kanal hattet ihr das bloß besprochen?
Halte alle Details, die ihr bspw. telefonisch, über im Videochat oder Slack besprochen habt im Anschluss per E-Mail oder auch auf einem Aufgabenboard wie Asana oder Trello schriftlich fest. So bleibt alles gesammelt an einem Ort und man immer wieder auf Zuständigkeiten, Aufgabengebiete, Deadlines oder Konditionen zurückgreifen.
WhatsApp oder Slack können eine gute Möglichkeiten für die kurzfristige Klärung von Fragen sein – die Antwort auf die jeweiligen Fragen sollte jedoch wieder gesammelt im besprochenen Tool festgehalten werden.
Automatisiere die Kommunikation
Plant bei einer längerfristigen Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz regelmäßige Meetings zur Lagebesprechung. Das könnte bspw. wöchentlich, aller zwei Wochen oder monatlich erfolgen. „Zur gleichen Zeit am gleichen Ort“ macht die Planung für beide Seiten einfacher. Wie wäre es zum Beispiel mit einem VideoChat-Meeting via Zoom oder Skype jeden Donnerstag um 16:00 Uhr für ca. 30 Minuten? So kann die bisherige Woche noch einmal rekapituliert werden, dringende Aufgaben können am Freitag noch erledigt werden und die Prioritäten der neuen Woche werden bereits verteilt. Eine regelmäßige Kontrolle ist für beiden Seiten wichtig, um stetig effizient und transparent arbeiten zu können.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser?
Wenn du dich dazu entschieden hast, mit einer virtuellen Assistenz zusammenzuarbeiten, dann sollte dir bereits bewusst sein, dass du Aufgaben und Daten abgeben wirst. Vertrauen zur neuen Assistenz ist deshalb das A und O. Lerne deine virtuelle Assistenz vorab genau kennen und höre auch auf dein Bauchgefühl.
Trotz alledem ist die regelmäßige Kontrolle der Aufgaben für beide Seiten wichtig! Deine Assistenz möchte so effizient wie möglich für dich arbeiten. Und das funktioniert nur, wenn du ihr Feedback gibst – bestenfalls ist das positiv, aber auch wenn es negativ ist, muss es ausgesprochen werden. Bewahrt hierbei natürlich den nötigen Respekt 😉
Sollte vorab eine Abrechnung stunden- oder gar minutengenau vereinbart worden sein, sollte regelmäßig (wöchentlich? monatlich?) eine Übersicht der tatsächlich geleisteten Arbeit übersandt werden. Ein gutes Tracking Tool ist hier z.B. Toggl – denn hier kann die virtuelle Assistenz die Zeiten zuweisen und den jeweiligen Auftraggebern Einsicht erlauben. Weiterhin können einfache Exporte gezogen und verschickt werden.