Es gibt Aufgaben in deinem Privatleben oder im Unternehmen, die dir wertvolle Zeit stehlen, die dich nerven oder die du auch einfach nicht so gut kannst? Du möchtest dich endlich wieder auf dein Kerngeschäft konzentrieren können? Du suchst jemanden, der dir helfen kann zu wachsen?
Dann bist du auf dem richten Weg! Denn du hast dich dazu entschlossen, Zeit stehlende oder anstrengende Aufgaben auszulagern und sie einem Experten zu überlassen. Die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten kann dir eine Zeitersparnis von bis zu 40% ermöglichen. Denn wenn wir ehrlich sind: Man muss nicht alles selbst können – man muss nur wissen, wo man sich die beste Hilfe für die verschiedenen Herausforderungen holen kann.
Doch bevor du auf die Suche gehst:
Was erwartest du von einer virtuellen Assistenz?
Das Wichtigste ist (wie so oft im Leben): Du musst wissen, was du willst!
Hierzu zählen unter anderem:
- Welche Aufgaben möchtest du an jemanden auslagern, der dich digital unterstützt?
- Welchen zeitlichen Aufwand haben diese Aufgaben?
- Welches Budget hast du hierfür zur Verfügung?
- Hast du die technischen Voraussetzungen dafür, dass jemand anders diese Aufgaben übernimmt (bspw. ausreichend Lizenzen, Telefonnummern, E-Mailadresskonten)
Mein Tipp: Beobachte dich und deine Arbeit eine Woche lang genau. Schreib alles auf, was du tust, welche Programme du hierfür nutzt und wie viel Zeit du für die jeweilige Aufgaben benötigst.
Danach teilst du diese Aufgaben in drei Bereiche auf:
- Was muss weiterhin in deinen Händen bleiben und kann nicht ausgelagert werden?
- Was kann automatisiert werden?
- Welche Aufgaben kannst du an virtuelle Assistenten abgeben?
Viele Unternehmer trauen sich oft nicht, Dinge aus der Hand zu geben. „Eh jemand anders es falsch macht und ich es dann doppelt machen muss, mache ich es lieber gleich allein.“
Doch diese Einstellungen kostet vielen Unternehmern immens viel Zeit, Geld und Nerven. Und das sind drei der wertvollsten Güter im Business. Geh also sorgfältig damit um.
Trau dich und überleg, welche Aufgabengebiete kurz-, mittel- und langfristig abzugeben wären. Es muss nicht direkt alles an eine externe Person gegeben werden – fang gern mit kleineren Sachen an und lerne deine Assistenten kennen. Dann können nach und nach weitere Bereiche an den einen oder auch an mehrere Experten verteilt werden.
Im Anschluss – und gern auch gemeinsam mit deinem neuen Assistenten – kümmerst du dich um die Automatisierungen. Das sind bspw. Tools, die automatisch Mails verschicken, Rechnungen schreiben und die damit verbundenen Transaktionen im Auge behalten, ohne dass du einen Finger rühren musst.
Auch deine Social Media Aktivitäten können automatisiert werden, indem du deine Beiträge vorbereitest und planst, dann aber von Programmen wie Planoly automatisch posten lassen. So musst du nicht ständig darüber nachdenken, dass du am Donnerstag um 17:30 Uhr unbedingt noch eine Story auf Instagram hochladen musst.
Nun wird Zeit deinen neuen Assistenten kennenzulernen:
Was solltest du beim ersten Gespräch mit deiner neuen virtuellen Assistenz beachten?
Nimm dir Zeit und das Gespräch durchaus ernst.
Das erste Gespräch mit deinem potentiellen Assistenten ist wichtig, denn es geht um den ersten Eindruck, das Bauchgefühl und die Kommunikation. Je besser beide Seiten auf das Gespräch vorbereitet sind, umso erfolgreicher wird es verlaufen.
Mach dir also vor dem Telefonat, VideoCall oder vielleicht auch dem persönlichen Gespräch Gedanken über folgende Fragen:
- Kannst du deinen Unternehmenszweck so beschreiben, dass ggfs. auch Laien es verstehen?
- Handelt es sich um eine längerfristige regelmäßige Zusammenarbeit, einen einmaligen Auftrag oder wiederkehrende ad-hoc Aufträge?
- Kannst du die Aufgaben genau beschreiben?
- Weißt du, wie viel Zeit der Assistent hierfür benötigt?
- Möchtest du, dass der Assistent zu festgelegten Zeiten für mich verfügbar ist?
- Welche zwei Kommunikationskanäle präferierst du?
- Wie schnell sollten beide Seiten auf Nachrichten reagieren?
- Hast du Deadlines für die Aufgaben festgelegt?
- Hast du ein realistisches Budget im Kopf?
Deine Assistenz wird u.a. Fragen so stellen, so dass für sie/ihn die folgenden Belange beantwortet werden:
- Wie erfolgt die Zusendung der benötigten Daten, Passwörter, Lizenzen (Clouds, VPN, etc.)?
- Welche Abrechnungsmodelle werden zu den Aufgabenbereichen passen (minutengenau Abrechnung, 15-Minuten-Takt oder Paketpreise)?
- Wie werden unsere Vereinbarungen schriftlich festgehalten und wer bereitet die Dokumente vor (z.B. Vertrag über freie Mitarbeit (Mustervorlage der IHK), Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) (Mustervorlage), Verschwiegenheitserklärung, Datenschutzerklärung)
- Wie und in welchen Abständen soll die Kontrolle der Ergebnisse erfolgen (wöchentliche Calls, Zusendung der Unterlagen zur Prüfung, etc.)
…und vergiss nicht die Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Ein virtueller Assistent ist ein freier Mitarbeiter und selbstständiger Experte deines Unternehmens, der es sich zur Aufgabe gemacht hat, dich und deine Idee zu unterstützen und nach vorn zu bringen. Vergiss daher nie: ein respektvolle und transparenter Umgang miteinander ist entscheidend für den Erfolg der Zusammenarbeit.
Virtuelle Assistenten arbeiten oft orts- und auch zeitzonenunabhängig. Vielleicht sind sie gerade auf Reisen oder auch Mütter von drei Kindern, welche im Home Office arbeiten. Deshalb ist es beispielsweise wichtig, von Anfang an festzulegen, in welchen Zeiten beide Seiten erreichbar sein können oder sein sollten, um die Kommunikation zu vereinfachen. Und diese Zeiten dann auch zu respektieren.